Devenir assistant virtuel est un moyen de plus en plus populaire d'exercer une activité indépendante à domicile.
Vous pouvez fixer vos horaires, travailler à distance et choisir vos collaborateurs.
Mais que faut-il vraiment pour réussir en tant qu'assistant virtuel ?
Nous vous donnons ici tous les détails.
Que fait un assistant virtuel ?
Avant d'aborder les conditions requises pour devenir assistant virtuel, définissons ce que fait un assistant virtuel.
Un assistant virtuel (AV) accomplit à distance toute une série de tâches pour aider d'autres entrepreneurs.
Son travail consiste à raccourcir la liste des tâches de ses clients afin qu'ils puissent se concentrer sur le développement de leur entreprise.
Les meilleurs assistants virtuels aiment aider les autres et contribuer à la réussite de leurs clients.
Si le travail d'assistant personnel est souvent de nature administrative, il peut englober d'autres fonctions de l'entreprise, comme le marketing, la conception graphique, la création de contenu, la comptabilité et le service à la clientèle.
Facteurs de réussite de l'assistant virtuel
Maintenant que nous vous avons donné un bref aperçu de ce que fait un assistant virtuel, nous allons nous pencher sur ce dont vous avez besoin pour réussir dans cette entreprise :
Le désir
Pour réussir quelque chose, il faut en avoir envie. C'est particulièrement vrai lorsque vous travaillez à votre compte et que vous devez être motivé.
Vous devez avoir une force motrice qui vous pousse à devenir AV. Cela vous permettra de rester concentré et engagé dans les moments difficiles. Elle vous servira également de boussole et vous rappellera les raisons pour lesquelles vous êtes devenu AV.
Communauté
Aucune entreprise ne fonctionne en vase clos. Pour réussir en tant qu'assistant virtuel, vous devez continuellement construire une communauté de personnes que vous pouvez aider et qui peuvent vous aider également.
Vous pouvez nouer et entretenir des relations avec des clients potentiels, des prestataires de services, des mentors, des coachs et d'autres assistants virtuels par le biais du réseautage.
Plus vous connaissez de gens, plus vous pouvez collaborer. Toutes les personnes concernées et leurs entreprises s'en trouveront enrichies !
Compétences non techniques
En tant qu'assistant virtuel, vous travaillerez en étroite collaboration avec vos clients et jonglerez avec de nombreuses demandes différentes, parfois concurrentes.
Cela signifie que vous aurez besoin de solides compétences en communication et d'une myriade de compétences non techniques pour gérer efficacement la relation de travail et la charge de travail.
Ces compétences non techniques incluent (mais ne sont pas limitées à)
- L'écoute
- la communication
- Le souci du détail
- L'organisation
- L'autodirection
- Résolution de conflits
- Gestion du temps
- Réflexion originale
- Confiance en soi
- Collaboration
- Réseautage
- Résolution de problèmes
- Débrouillardise
- Rapidité d'étude
- Fiabilité et cohérence
Lorsque vos compétences relationnelles sont au point, vous bénéficiez d'une meilleure qualité et de relations plus durables avec vos clients.
Vous ferez également plus de choses en moins de temps, ce qui vous laissera la marge de manœuvre nécessaire pour développer votre entreprise. C'est la recette du succès !
Compétences techniques
Les compétences non techniques déterminent la manière dont vous effectuez le travail. Mais les compétences techniques déterminent les emplois que vous pouvez occuper.
Les compétences de base d'un assistant virtuel sont très variées, en fonction des services que vous proposez, mais en voici quelques-unes parmi les plus courantes :
- Gestion des courriels
- Gestion des plannings ou des calendriers
- Service à la clientèle
- Saisie de données
- Rédaction de contenu
- Gestion de site web
- Montage audio ou vidéo
- Conception graphique ou web
- Gestion des médias sociaux
- Tenue de livres ou comptabilité
- Gestion de projet
- Gestion d'événements
- Réservation de voyages
- Marketing
Les assistants virtuels qui possèdent des compétences spécialisées peuvent souvent obtenir des tarifs plus élevés. Cela vaut la peine de continuer à apprendre de nouvelles choses. Et devinez quoi ?
Toutes les compétences que vous utilisez pour aider vos clients peuvent être appliquées pour développer votre propre activité d'assistant virtuel !
Traits de personnalité et état d'esprit des assistants virtuels qui réussissent
Vous avez toutes les compétences, mais avez-vous la bonne combinaison de traits de personnalité et le bon état d'esprit pour réussir en tant qu'assistant virtuel ?
Bien qu'il ne s'agisse pas d'une liste exhaustive, voici les principaux éléments dont vous avez besoin :
- Honnêteté - le respect de la confidentialité de vos clients est de la plus haute importance.
- Patience - vos clients et votre entreprise vous mettront parfois à l'épreuve.
- Persévérance - vous devez aller de l'avant même lorsque les temps sont durs.
- Une attitude positive - votre capacité à rester positif et reconnaissant vous permettra de traverser les jours sombres.
- Ambition - vous devez avoir envie de maintenir et d'atteindre de nouveaux niveaux de réussite.
- L'éthique du travail - vous devez être fiable et vous engager à accomplir votre travail.
- Intelligence émotionnelle - votre capacité à comprendre les autres et à établir des relations avec eux vous mènera loin.
- Curiosité - vous devez constamment explorer et aimer apprendre de nouvelles choses.
- Sens de l'humour - votre capacité à rire des choses vous permettra de rester sur un pied d'égalité.
- Confiance - vous devez bannir le syndrome de l'imposteur dès qu'il apparaît !
- Conviction - vous devez savoir au plus profond de vous-même que tout finira par s'arranger, même si vous n'en avez pas toujours l'impression.
Le sens des affaires
En tant qu'AV, vous êtes propriétaire d'une petite entreprise. Cela signifie que vous devez avoir (ou développer) un sens aigu des affaires.
Il s'agit des connaissances qui vous permettent d'élaborer des plans stratégiques, de commercialiser vos services, de gérer les finances de votre entreprise et de la faire fonctionner.
Sans ces connaissances, vous prendrez des décisions aveugles, ce qui peut retarder ou empêcher votre réussite.
Le sens des affaires consiste notamment à savoir quelle structure d'entreprise choisir. Bien entendu, au fur et à mesure de l'évolution de votre entreprise, la structure idéale peut changer.
Même si vous devez avoir une bonne compréhension du monde des affaires, il est utile d'avoir un comptable ou un autre professionnel à portée de main pour vous guider.
Plan financier
Vous avez besoin d'un plan financier pour prospérer en tant qu'assistant virtuel. Ce plan vous aidera à faire des choix financiers judicieux, tant pour vous que pour votre entreprise d'assistance virtuelle.
Il devrait inclure des éléments tels que
- Si vous démarrez votre activité à temps plein ou à temps partiel
- Le revenu mensuel requis (pour couvrir les dépenses nécessaires budgétées ou quitter votre emploi)
- Le revenu mensuel souhaité (pour vous permettre de vous amuser un peu et d'atteindre d'autres objectifs)
- Un fonds d'urgence/un coussin de trésorerie entièrement financé pour faire face aux périodes difficiles.
- Votre point de départ - quand il est temps de reprendre une activité secondaire ou de retourner à votre carrière.
- Objectifs financiers de l'entreprise - embauche d'un assistant ou couverture d'une dépense considérable, comme la refonte d'un site web, par exemple.
- Objectifs financiers personnels - remboursement des dettes, épargne-retraite, mise de fonds pour l'achat d'une maison, etc.
- La manière dont vous paierez les impôts sur le travail indépendant
- Comment remplacerez-vous les avantages sociaux perdus ?
Vous devez connaître vos chiffres. Sinon, vous ne pourrez pas gérer vos finances efficacement, ce qui risque d'entraver vos progrès.
Besoin d'un bureau
Bien que nous ne recommandions pas de dépenser beaucoup d'argent pour votre entreprise au départ, vous aurez probablement besoin d'en dépenser un peu pour vous lancer en tant qu'entrepreneur indépendant auprès d'autres entrepreneurs et petites entreprises.
Voici les éléments dont un AV professionnel peut avoir besoin. Certains sont indispensables pour décrocher votre premier client, tandis que d'autres le seront au fur et à mesure que votre entreprise se développera :
- Un ordinateur dédié, de préférence un ordinateur portable pour une flexibilité maximale.
- Un espace de travail dédié avec des sièges confortables
- Fournitures de bureau de base - stylos, papier, post-it, etc.
- Un service internet haut débit sécurisé et fiable
- Compte de messagerie professionnelle
- Ligne téléphonique professionnelle
- Logiciel Microsoft Office ou Google Workspace
- Imprimante/copieur/scanner
- Compte bancaire professionnel
- Contrats de service
- Système de gestion du temps
- Système de gestion des projets/tâches
- Système de facturation et de comptabilité
- Gestionnaire de mots de passe
- Site web et profils de médias sociaux
- Solutions de stockage et de sauvegarde des données
- Casques d'écoute/écouteurs
- Logiciels supplémentaires - comptabilité, gestion de projet, marketing par courriel, outil de planification des médias sociaux, conception graphique, logiciels spécifiques (par exemple, transcription, montage vidéo, etc.)
Devenir un assistant virtuel performant
Le métier d'assistant virtuel peut être un moyen gratifiant et flexible de faire des affaires et de gagner de l'argent. Vous pouvez vous lancer dans votre propre activité d'assistant virtuel à temps plein ou à temps partiel, ou la conserver comme activité secondaire en plus de votre emploi à temps plein.
Cela demande de l'envie, du dévouement, du travail, une pléthore de compétences, la bonne mentalité et la volonté d'en faire toujours plus.
Mais c'est une activité que vous pouvez mener depuis chez vous ou à peu près partout où vous disposez d'un accès sécurisé à Internet.
De plus, vous pouvez commencer avec les compétences et les connaissances que vous possédez déjà, puis élargir votre éventail de compétences pour développer votre activité.
