Lorsqu'un membre du personnel quitte son poste dans votre entreprise pour un nouvel emploi, il est possible qu'il vous demande une lettre de recommandation.
Les entreprises ne sont généralement pas tenues de fournir des recommandations, mais si vous devez en rédiger une, il est important de savoir ce que vous pouvez et ne pouvez pas dire.
Que vous ayez un ou plusieurs employés, lisez ce qui suit pour mieux comprendre ce qu'il faut inclure dans une lettre de recommandation afin de pouvoir soutenir au mieux vos employés lorsqu'ils évoluent dans leur carrière.
Quand faut-il rédiger une lettre de recommandation pour un employé ?
Il n'y a qu'un seul cas où vous êtes légalement tenu de donner une recommandation - Si vous avez précédemment déclaré par écrit que votre entreprise en fournira une.
Même si vous n'êtes pas légalement tenu d'écrire une recommandation, cela peut être une bonne chose de montrer votre soutien et votre gratitude envers vos employés.
D'un autre côté, certaines entreprises ont une politique de recommandation des employés qui stipule qu'elles ne donneront pas du tout de recommandations détaillées pour les employés.
Cette politique est généralement mentionnée dans le manuel du personnel et peut limiter ce que vous pouvez dire, ou qui est autorisé à donner des recommandations. Nous reviendrons plus tard sur la différence entre une recommandation de base et une recommandation détaillée.
Astuces pour rédiger une lettre de recommandation pour un employé
Si vous vous lancez dans la rédaction d'une lettre de recommandation, il y a quelques points à retenir :
- Elle doit être juste et précise - la loi stipule que vous devez être "juste et précis" dans votre lettre de recommandation afin de protéger les droits des travailleurs ; si vous donnez des opinions, elles doivent être étayées par des preuves.
- Soyez simple et précis - une recommandation peut être aussi courte ou longue que vous le souhaitez, selon que vous choisissez d'écrire une recommandation de base ou détaillée, mais faites en sorte qu'elle soit simple à lire et concise.
- Évitez les informations personnelles non pertinentes - il est illégal d'inclure des informations sur des "caractéristiques protégées" lors de la rédaction d'une lettre de recommandation, sauf dans de rares cas où une caractéristique est une "exigence professionnelle".
Que faut-il inclure dans une lettre de recommandation d'un employé ?
De nombreuses lettres de recommandation mentionnent simplement l'intitulé du poste et les dates d'emploi.
Mais si vous voulez entrer dans les détails, voici une liste complète des éléments que vous pouvez inclure dans une lettre de recommandation d'un employé :
- le rôle actuel de l'employé et son ancienneté
- principales réalisations
- exemples de performances ou d'activités qui démontrent des compétences ou des qualités pertinentes
- la raison pour laquelle il a quitté son emploi
- vos coordonnées - faites savoir au lecteur que vous êtes prêt à discuter davantage avec lui s'il le souhaite.
- signature - n'oubliez pas de signer votre lettre de recommandation (numériquement ou à la main).
Vous pouvez également mentionner si la conduite d'un employé vous fait penser qu'il ne conviendrait pas pour le poste, par exemple s'il a été licencié ou sanctionné pendant qu'il travaillait pour vous.
Toutefois, un employé peut essayer de réclamer des dommages et intérêts au tribunal si vos propos sont trompeurs ou inexacts. Veillez donc à ne mentionner que des faits et à étayer votre recommandation par des preuves (lettres d'avertissement ou évaluations de performances, par exemple).
Exemple de lettre de recommandation d'un employé
Une recommandation de base est un bref résumé de l'emploi de votre employé. Elle comprend généralement le rôle de l'employé et la durée de son travail dans votre entreprise.
Par exemple :
Moha a travaillé comme chef de cuisine au restaurant Epicure de mars 2021 à avril 2022.
Certains employeurs peuvent choisir de fournir une lettre de recommandation plus détaillée. Il s'agit généralement d'un résumé des compétences et de l'expérience de la personne. Vous pouvez également inclure des exemples de ses points forts et de ses points faibles par rapport à la prochaine étape de sa carrière.
Par exemple :
Je serais heureux de recommander Sara pour ce poste dans votre entreprise. Elle a travaillé pour RMA pendant deux ans et j'étais son responsable.
En tant que comptable, Sara était chargée d'enregistrer les coûts et les dépenses, de traiter les factures, d'examiner les relevés bancaires et de poursuivre les factures impayées. Elle a remporté le titre d'employée du mois en avril 2022 pour sa contribution exceptionnelle à notre processus de comptabilité de fin d'année.
Ce fut un plaisir de travailler avec Sara et je lui souhaite le meilleur pour la prochaine étape de sa carrière.
Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez nous contacter par téléphone [votre numéro de téléphone] ou par e-mail [votre adresse e-mail].
