Bien que les entreprises virtuelles présentent des défis uniques, elles offrent des avantages indéniables par rapport à leurs homologues physiques. Et je ne parle pas des avantages dont ont bénéficié les entreprises virtuelles agiles et à temps plein pendant la pandémie de coronavirus.
C'est quoi une entreprise virtuelle ?
Le stéréotype de l'entreprise virtuelle renvoie à l'image d'entreprises en ligne qui vendent des produits numériques : entreprises de logiciels, entreprises de technologie, entreprises de données - que des uns et des zéros et rien de physique ou de tangible.
En réalité, les entreprises virtuelles sont simplement des entreprises sans bureau central, magasin ou emplacement physique. Beaucoup d'entre elles vendent des produits physiques ; elles les vendent simplement en ligne ou par téléphone. En l'absence d'un entrepôt, elles confient l'exécution des commandes à des sociétés de livraison directe. Même les sociétés immobilières peuvent être virtuelles, offrant des services d'inscription, de marketing et d'autres services qui ont lieu dans le monde réel.
Si certaines entreprises, comme les cafés et les bars, ne pourront jamais devenir complètement virtuelles parce qu'elles vendent une expérience en personne, basée sur le lieu, la plupart des entreprises du monde peuvent se décentraliser si elles le souhaitent. Il s'avère que les fermes de bureaux et les espaces de bureaux sont moins essentiels à la réussite d'une entreprise que ce que de nombreux agents immobiliers commerciaux voudraient vous faire croire.
En fait, bon nombre des plus grandes entreprises d'aujourd'hui ont démarré en tant qu'entreprises à domicile, entreprises en ligne, ou les deux. Jeff Bezos a créé Amazon en tant que librairie en ligne dans son garage.
Les avantages d'une entreprise virtuelle
J'ai découvert de première main les incroyables avantages des entreprises exclusivement virtuelles. Certains sont évidents, d'autres moins. Et, bien sûr, il y a aussi quelques défis. Mais d'après mon expérience, les avantages l'emportent largement sur les défis.
Quels sont les avantages pour vous en tant qu'entrepreneur, que vous ayez une entreprise virtuelle existante ou que vous envisagiez d'en créer une ?
1. Des coûts de démarrage moins élevés
Ce point est évident. Un espace physique coûte de l'argent : de l'argent pour le louer, de l'argent pour le meubler et de l'argent pour garder les lumières allumées.
Si vous envisagez de lancer une entreprise virtuelle, les coûts de démarrage sont minimes. Vous pouvez acheter un nom de domaine sur Hostinger pour 8 €, un hébergement chez Bluehost pour 2,75 €. Les frais de démarrage sont donc de 7,75 €, alors qu'il faudrait des milliers d'euros pour trouver et équiper un emplacement physique.
Et comme le savent tous ceux qui ont déjà essayé d'obtenir un financement pour créer une entreprise, plus vos coûts de démarrage sont bas, plus vous avez de chances de pouvoir vous lancer sans dépendre d'un financement extérieur.
2. Réduction des frais généraux courants
Un espace de bureau physique ne coûte pas seulement de l'argent une fois. Bien sûr, les entreprises de commerce ont des dépenses uniques d'aménagement comme le mobilier, la décoration, la première série d'ordinateurs et d'équipements de bureau, et peut-être le câblage.
Mais beaucoup de ces dépenses se poursuivent à l'infini. Le loyer est dû chaque mois, tout comme les services publics et les impôts fonciers, qui ne sont souvent pas inclus dans le loyer d'un espace commercial. Et nous savons tous à quelle vitesse les équipements technologiques deviennent obsolètes et doivent être remplacés.
Si vous gérez une entreprise existante et que vous n'êtes pas encore prêt à passer au tout virtuel, encourager le télétravail ou fermer et éteindre le bureau de temps en temps peut réduire les coûts de votre petite entreprise en attendant.
3. Réduire les coûts informatiques
En tant qu'entreprise exclusivement virtuelle, vous n'avez pas besoin de fournir à vos employés des ordinateurs ou même une assistance technique. Ils fournissent leur propre équipement, et si leur ordinateur tombe en panne, c'est à eux de le réparer.
4. Une demande accrue de la part des employés
Les employés adorent le télétravail. Selon une étude menée, 70 % des employés considèrent que la possibilité de télétravailler est un critère assez important ou extrêmement important dans le choix de leur prochain emploi. En fait, 37 % des employés déclarent qu'ils accepteraient une baisse de salaire de 10 % pour avoir la possibilité de télétravailler.
C'est logique. Pour de nombreux travailleurs, la flexibilité - qui leur permet de fixer leurs propres horaires, d'être disponibles pour leurs enfants en cas de besoin et de vivre où ils le souhaitent - vaut plus que l'argent. Ils y voient la possibilité d'un meilleur équilibre entre le travail et la vie privée, ce qui signifie une moindre probabilité d'épuisement professionnel.
Les employeurs qui proposent le télétravail bénéficient d'une demande et d'une concurrence accrues entre les candidats potentiels, ce qui leur permet de pourvoir les postes convoités plus rapidement et avec de meilleurs employés.
5. Un réservoir de main-d'œuvre plus vaste
De même, les employeurs qui peuvent embaucher des personnes n'importe où dans le monde disposent d'un vivier de talents pratiquement illimité. Mais pour une entreprise basée dans une petite ville isolée, la main-d'œuvre potentielle se limite à tous ceux qui vivent dans un rayon de 45 km. Ce petit groupe de candidats potentiels peut ne pas avoir les compétences dont l'entreprise a besoin.
Lorsque vous êtes prêt à élargir votre équipe à distance, commencez par décider s'il faut embaucher un freelance ou un véritable employé.
6. Réduction des coûts de main-d'œuvre
Lorsque vous pouvez embaucher des personnes de n'importe où dans le monde, vous pouvez profiter du géoarbitrage.
Le géoarbitrage est un terme sophistiqué pour désigner l'embauche de travailleurs dans des régions où le coût de la vie est moins élevé afin de réduire les coûts de personnel. Par exemple, vous payez 12 € par heure pour du développement Web grâce à des services en Inde.
Pensez aussi au nombre d'employés qui prennent des congés maladie ou personnels alors qu'ils ont simplement besoin d'être à la maison pendant que leur fille malade dort à l'étage. Peut-être veulent-ils la flexibilité nécessaire pour faire une course importante pendant une heure, ou peut-être n'avaient-ils tout simplement pas envie de s'habiller ce matin-là et de braver le trajet et les commérages de leurs collègues.
7. Productivité accrue
Il est étonnant de constater combien de temps est perdu à cause des "discussions de casseroles", des réunions impromptues et autres pertes de temps sur le lieu de travail.
Les employés s'estiment également plus productifs. Une enquête menée a révélé que 77 % des travailleurs ont fait état d'une productivité et de performances supérieures lorsqu'ils pratiquaient le télétravail.
L'une des raisons de cette productivité accrue est que les travailleurs ne peuvent pas se contenter de se présenter et d'être physiquement présents. De par sa nature même, le télétravail oblige les employeurs à fixer des étapes spécifiques et des mesures plus précises du travail et de la valeur des employés.
8. Évolutivité
Que se passe-t-il lorsqu'une entreprise de 15 personnes, disposant d'un espace de bureau pour 15 postes, a besoin d'embaucher un 16e employé ? Il lui faut un nouveau bureau, ce qui est coûteux, prend du temps et perturbe l'ensemble de l'entreprise.
Les entreprises à distance n'ont pas de telles restrictions.
Le même principe s'applique non seulement à l'expansion de votre équipe, mais aussi à l'expansion géographique sur de nouveaux marchés. Dans une entreprise exclusivement virtuelle, vous n'avez pas besoin d'ouvrir un nouveau bureau au Lyon pour desservir le marché Lyonnais.
9. Pas de trajet
Les gens sous-estiment constamment à quel point les trajets domicile-travail sont pénibles. En fait, la plupart des gens trouvent leur trajet beaucoup plus stressant que leur travail.
Des études montrent que plus les trajets sont longs, moins les gens sont productifs au travail et moins ils sont satisfaits de leur travail en général. Une étude suédoise a même révélé que les couples avaient 40 % de chances supplémentaires de divorcer si l'un des partenaires avait un trajet de plus de 45 minutes. Il n'est donc pas étonnant que les travailleurs soient prêts à accepter une baisse de salaire pour faire du télétravail. (Et soyons honnêtes, travailler en pyjama n'est pas si mal non plus).
Les inconvénients d'une entreprise virtuelle
Les entreprises virtuelles ne sont pas exemptes de risques et d'inconvénients. Voici les difficultés avec les entreprises virtuelles, ainsi que quelques conseils pour les atténuer.
1. Communication, camaraderie et culture d'équipe
Il n'y a toujours rien de tel que de parler avec quelqu'un en face à face. La communication par courrier électronique et par téléphone, c'est très bien, mais il y a des nuances sociales et des indices de langage corporel que vous percevez lorsque vous parlez à quelqu'un en personne. Un tic de la bouche par-ci, un léger froncement de sourcils par-là, l'étincelle d'humour bon enfant dans le regard qui vous fait savoir que vous êtes inclus dans une blague et non la cible.
Ces difficultés de communication peuvent être amplifiées dans une dynamique d'équipe, où plusieurs personnes essaient de collaborer. Et lorsque les membres de l'équipe sont répartis dans le monde entier, avec des normes, des cultures et des fuseaux horaires différents, le risque de malentendus et de ressentiment augmente de façon exponentielle.
Les sentiments d'isolement et de solitude peuvent également constituer un réel problème pour les travailleurs à distance, du PDG à l'assistant virtuel qui travaille à temps partiel.
Les tactiques d'atténuation
Tout d'abord, utilisez la vidéoconférence autant que possible. Il est utile de voir les personnes à qui l'on parle. Zoom est un outil formidable pour les petites entreprises. Non seulement il sert de système téléphonique en ligne, mais il vous donne également un accès vidéo qui vous permet de voir vos interlocuteurs.
Deuxièmement, programmez des appels réguliers, même s'ils sont rapides. Les membres de l'équipe ont besoin d'entendre la voix et de voir le visage des autres, ne serait-ce que pendant quelques minutes une ou deux fois par semaine. Ouvrez chaque réunion par au moins une minute ou deux de rattrapage personnel au cours desquelles chacun partage ce qui se passe dans sa vie.
Mettez également en place des canaux de communication informels pour les employés. Parfois, les gens ont juste besoin de se plaindre pendant une minute pour se défouler. Utilisez Skype comme un moyen flexible pour les travailleurs de communiquer par messagerie instantanée, appel vocal ou appel vidéo, en groupe ou en tête-à-tête.
Enfin, donnez aux employés la possibilité de s'approprier leur part d'un projet donné. Veillez à ce qu'ils sachent comment leur travail spécifique s'inscrit dans un ensemble plus vaste ; non seulement cela leur donne un plus grand sens de l'objectif, mais cela contribue également à clarifier leur rôle et leurs responsabilités.
2. Gestion à distance
Comment savoir si un employé travaille si vous ne pouvez pas le voir travailler ?
Certes, il s'agit d'une crainte partiellement irrationnelle. Après tout, vous ne pouvez pas regarder physiquement par-dessus l'épaule de chaque employé à chaque minute de chaque jour, et ce n'est pas parce que vous voyez quelqu'un assis à son bureau qu'il travaille. Mais il y a là un fond de vérité : les managers sont obligés de définir plus précisément les attentes et les critères de réussite lorsqu'ils supervisent des travailleurs à distance.
Rester là à regarder les gens travailler et, à l'occasion, leur crier de travailler plus vite, ne suffit pas dans les entreprises virtuelles. (D'ailleurs, ce n'est pas efficace non plus dans les lieux de travail traditionnels).
Les tactiques d'atténuation
Pour certains employés, comme les vendeurs, le succès est facile à mesurer. Pour d'autres, c'est plus flou. Un représentant du service clientèle est-il performant s'il répond à un grand nombre de tickets ? Et s'il répond rapidement aux tickets mais laisse les clients insatisfaits et prêts à abandonner votre marque ?
Chaque employé doit avoir une fonction spécifique dans votre entreprise. Définissez-la soigneusement et communiquez exactement ce que vous attendez d'eux et comment vous mesurerez leur réussite.
Prévoyez des appels réguliers avec chaque employé pour faire le point avec lui et voir comment il se porte, tant sur le plan professionnel que personnel. N'oubliez pas que chacun a besoin de se sentir lié à quelque chose de plus grand que lui, et que ce lien peut être particulièrement ténu pour les travailleurs à distance.
3. Embauche à distance
Le recrutement à distance, comme tout ce qui concerne le travail à distance, peut être délicat en l'absence d'interactions en face à face. Il est plus difficile de faire confiance à son intuition et à son instinct lorsque vous ne pouvez pas voir les micro-expressions et les manières de la personne. Il est plus difficile de savoir quand une personne ment ou de se faire une idée précise d'elle.
Et le fait est que tout le monde n'est pas fait pour le travail à distance. Les télétravailleurs doivent être intrinsèquement motivés et avoir leur propre feu qui brûle en eux. Il n'y a pas de place dans les affaires virtuelles pour les bureaucrates qui brassent de la paperasse et qui travaillent dur pour donner l'impression de travailler dur.
Les tactiques d'atténuation
Si une embauche n'est pas un " super oui ", alors elle est un " super non ".
Interviewez les candidats prometteurs autant de fois que nécessaire pour procéder à une embauche en toute confiance. Continuez à interviewer de nouveaux visages jusqu'à ce que vous sentiez la chaleur de ce feu interne. Une fois encore, les vidéoconférences sont utiles.
Une autre option consiste à embaucher des personnes localement et à organiser vos entretiens en personne. L'entreprise peut occasionnellement se réunir en personne pour des exercices de consolidation d'équipe, des fêtes et des réunions importantes, mais au quotidien, les employés peuvent travailler à domicile.
Conclusion
Il est plus facile que jamais de créer et de développer une entreprise dans le monde d'aujourd'hui. Au 20e siècle, vendre des gadgets nécessitait peut-être un magasin coûteux et très fréquenté, mais aujourd'hui, il suffit de 5 € pour un nom de domaine.
Mais ce couteau est à double tranchant. La barrière à l'entrée étant beaucoup plus faible, les propriétaires d'entreprises doivent faire face à des perturbations et à des défis constants de la part des concurrents existants et des jeunes pousses. Devenir une entreprise exclusivement virtuelle peut vous aider à rester mince, vert et agile, en réduisant vos coûts et en vous aidant à concentrer vos efforts là où ils sont les plus productifs : marketing, ventes, amélioration et expansion.
